Mẹo tìm việc an toàn
Chia sẻ kinh nghiệm

Lễ tân văn phòng là gì? Thực hiện những công việc gì? Thu nhập ra sao?

Hiện nay, khi việc xây dựng hình ảnh thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp ngày càng quan trọng, nhu cầu tuyển dụng lễ tân văn phòng đang ngày càng tăng cao. Cụ thể lễ tân văn phòng sẽ làm những công việc như thế nào? Mức thu nhập ra sao? Hãy cùng theo dõi bài biết “Lễ tân văn phòng là gì? Thực hiện những công việc gì? Thu nhập ra sao?” ngay nhé.

Lễ tân văn phòng là gì?

Lễ tân văn phòng – hay một số doanh nghiệp sẽ gọi vị trí này là trợ lý hành chính – là những nhân sự thực hiện công việc tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại, cung cấp các thông tin cần thiết cho khách hàng.

Lễ tân văn phòng thường làm việc tại khu vực lễ tân, sảnh chờ của doanh nghiệp, tổ chức. Họ sẽ tiếp đón, kiểm tra lịch hẹn và hướng dẫn cho khách hàng khi đến doanh nghiệp.

Lễ tân văn phòng làm những công việc nào?

Lễ tân văn phòng sẽ thực hiện những công việc cụ thể như sau:

Đón tiếp khách hàng

  • Họ sẽ tiến hành đón tiếp, thực hiện các thủ tục như chào hỏi, ghi lại thông tin, xác nhận lịch hẹn,… với khách hàng.
  • Thông báo cho những bộ phận, nhân sự liên quan đến và làm việc với khách hàng.
  • Hướng dẫn khách hàng thực hiện các công việc cần thiết để tham gia lịch hẹn trước đó tại văn phòng.

Tiếp đón khách hàng qua điện thoại

Ngoài tiếp đón trực tiếp, lễ tân văn phòng cũng thực hiện tiếp đón khách hàng thông qua điện thoại. Họ sẽ sử dụng khả năng giao tiếp, chọn lọc các vấn đề, từ ngữ để:

  • Thực hiện trả lời các cuộc gọi đến bộ phận lễ tân từ bên ngoài, nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp.
  • Thực hiện các cuộc gọi đi theo yêu cầu.
  • Thực hiện chuyển cuộc gọi của khách hàng cho bộ phận liên quan.
  • Kiểm tra, trả lời các tin nhắn thoại đến máy của lễ tân văn phòng.

Hỗ trợ xử lý các thắc mắc, phàn nàn của khách hàng

  • Hỗ trợ xử lý các vấn đề, thắc mắc của khách hàng khi đến công ty. Thường sẽ là phàn nàn về sản phẩm, dịch vụ hoặc một nhân sự nào đó.
  • Liên hệ với các bộ phận liên quan khi các vấn đề, phàn nàn của khách hàng không nằm trong phạm vi xử lý của lễ tân văn phòng.
  • Ghi chép, lưu lại những thông tin về phàn nàn, thắc mắc của khách hàng để làm tư liệu cho doanh nghiệp.

Tiếp đãi khách hàng – Đặt tiệc

Đây cũng là một công việc với các nhân viên lễ tân văn phòng. Họ sẽ cần thực hiện tiếp đãi khách hàng của doanh nghiệp. Ví dụ như:

  • Tiếp trà, nước, đồ uống: Khi khách hàng đến công ty hoặc nội bộ công ty có các cuộc họp quan trọng, lễ tân sẽ thực hiện tiếp trà, nước, đồ uống phù hợp cho hoạt động đó.
  • Đặt tiệc: Nếu công ty, doanh nghiệp cần tiếp đãi khách hàng, lễ tân văn phòng cũng sẽ có nhiệm vụ thực hiện liên hệ các nhà hàng để đặt tiệc chiêu đãi đó.

lễ tân văn phòng

Lễ tân văn phòng sẽ thực hiện tiếp đón khách hàng đến doanh nghiệp

Kỹ năng – nghiệp vụ mà lễ tân văn phòng phải có

Để có thể trở thành nhân viên lễ tân văn phòng, bạn sẽ cần có những kỹ năng, nghiệp vụ cũng như đáp ứng được các yêu cầu sau đây:

Yêu cầu về hình thức

Lễ tân văn phòng thường sẽ là hình ảnh đại diện cho doanh nghiệp, tổ chức khi có khách hàng đến làm việc tại cơ sở. Do đó, họ cần có hình thức chỉnh chu, gọn gàng hoặc theo đúng quy định, tác phong của doanh nghiệp.

Ngoài ra, họ cũng cần có thái độ thân thiện, khéo léo để giúp khách hàng có cảm nhận tốt hơn về doanh nghiệp.

Các kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn cần có

Các nghiệp vụ chuyên môn cần có bao gồm:

  • Khả năng đón tiếp khách hàng: Thể hiện ở thái độ đón tiếp cần chu đáo, thân thiện, nhiệt tình và ân cần với khách hàng.
  • Kỹ năng xử lý các công văn, giấy tờ: Họ cần có khả năng xử lý các loại văn bản, lưu trữ văn bản. Sử dụng được các thiết bị phục vụ cho việc xử lý văn bản như máy tính, máy scan, máy photo, máy fax,…
  • Có khả năng tổ chức tốt: Họ sẽ là người thường xuyên chuẩn bị cho các cuộc họp nội bộ. Do đó, họ sẽ cần có khả năng quản lý, tổ chức tốt.
  • Một số kỹ năng khác như: Giao tiếp tốt, xử lý tình huống, quản lý thời gian, kỹ năng lắng nghe.
  • Kỹ năng ngoại ngữ đối với các doanh nghiệp nước ngoài hoặc thường xuyên làm việc với khách nước ngoài.

Thái độ khi làm việc

  • Luôn giữ thái độ bình tĩnh, ân cần.
  • Luôn lịch sự, niềm nở với khách đến văn phòng.
  • Có khả năng phản ứng nhanh nhạy với mọi tình huống.

Mức thu nhập của lễ tân văn phòng

Hiện tại, so với những vị trí thuộc khối văn phòng, mức thu nhập của lễ tân văn phòng ở mức tương đối tốt và có cao hơn mức trung bình chung một chút.

Tuy nhiên, mức lương sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn, cũng như quy mô doanh nghiệp. Hiện mức thu nhập trung bình của lễ tân văn phòng khoảng 10.700.000 đồng/tháng, dải lương phổ biến từ 8.800.000 – 10.600.000 đồng/tháng, mức cao nhất khoảng 23.200.000 đồng/tháng.

Tạm kết

Tùy thuộc vào từng công ty, doanh nghiệp và ngành nghề, lễ tân văn phòng có thể thăng tiến lên nhiều vị trí khác nhau. Hy vọng với bài viết hôm nay, bạn sẽ hiểu hơn về vị trí lễ tân văn phòng. Đây có thể là công việc phù hợp nếu bạn muốn làm quen với những công việc văn phòng khác.

>> Tìm việc làm nhanh chóng uy tín tại Viecngay.vn

Nguồn ảnh: Sưu tầm