Nhân viên văn phòng là gì? Mô tả chi tiết công việc của nhân viên văn phòng?

Một trong những vị trí khá quen thuộc ở nhiều doanh nghiệp chính là nhân viên văn phòng. Vậy, nhân viên văn phòng là gì? Họ làm những công việc như thế nào? Có cần bằng cấp để làm nhân viên văn phòng không. Hãy cùng Viecngay tìm hiểu trong bài viết “Nhân viên văn phòng là gì? Mô tả chi tiết công việc của nhân viên văn phòng?” hôm nay.

Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng – Office Staff – được sử dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau như các nhân viên hành chính, nhân viên nhân sự, nhân viên văn phòng. Hiểu đơn giản, họ là những người thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như sắp xếp lịch làm việc, lễ tân, sắp xếp, chuẩn bị các buổi họp,..

Nhân viên văn phòng được xem là bộ phận quan trọng giúp định hướng, phục vụ và đảm bảo được các hoạt động của công ty luôn suôn sẻ.

nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là vị trí quen thuộc trong các doanh nghiệp

Mô tả công việc nhân viên văn phòng?

Nhân viên văn phòng sẽ làm những công việc hoặc nhiệm vụ như sau:

Công việc lễ tân văn phòng

Một số trường hợp, nhân viên văn phòng sẽ kiêm luôn công việc của lễ tân. Có những nhiệm vụ như sau:

  • Thực hiện trả lời điện thoại từ khách hàng, đối tác đến văn phòng.
  • Tiếp đón khách đến công ty, hướng dẫn khách các thủ tục cần thiết.
  • Tiếp nhận thông tin từ khách, chuyển thông tin cho bộ phận liên quan.
  • Thực hiện chuẩn bị cơ sở vật chất, nước uống cho các cuộc họp liên quan.
  • Thực hiện tổ chức các chuyến công tác cho ban lãnh đạo công ty.

Công việc liên quan đến nghiệp vụ văn phòng

  • Tiến nhận, xử lý công văn, giấy tờ liên quan đến các văn bản được gửi đến hoặc gửi đi từ doanh nghiệp. Phân loại và chuyển phát về từng bộ phận liên quan.
  • Tiếp nhận các loại văn bản như hợp đồng, quyết định và thực hiện lưu trữ, bảo quản các tài liệu liên quan.
  • Quản lý, chấm công cho nhân viên nội bộ.

Quản lý cơ sở vật chất và thiết bị kỹ thuật

Bên cạnh các nghiệp vụ chuyên môn, nhân viên văn phòng còn phụ trách quản lý các trang thiết bị, cơ sở vật chất của doanh nghiệp. Thông thường sẽ bao gồm những nhiệm vụ như sau:

  • Thực hiện quản lý về tài sản, cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật của công ty.
  • Cung cấp bảng mẫu về việc mua vật phẩm, văn phòng phẩm, thiết bị liên quan đến công việc cho các phòng ban đăng ký.
  • Quản lý văn phòng phẩm như báo, sách, tạp chí, những tài liệu có giá trị khác.

Để trở thành nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì?

Hầu hết, các vị trí nhân viên văn phòng đều có yêu cầu về bằng cấp đối với nhân sự. Đa số sẽ là những nhóm ngành nghề liên quan đến hành chính nhân sự, quản trị văn phòng.

Ngoài ra, đối với những công ty, doanh nghiệp nước ngoài, bạn sẽ cần có thêm những loại chứng chỉ như ngoại ngữ, tin học văn phòng,… Tuy nhiên, nếu bạn tốt nghiệp những nhóm ngành khác, bạn có thể học các khóa đào tạo ngắn hạn về hành chính nhân sự để ứng tuyển vị trí này.

nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng chuẩn bị trước cho các buổi họp của doanh nghiệp

Lương của nhân viên văn phòng là bao nhiêu?

So với giai đoạn trước đây, hiện tại lương của nhân viên văn phòng khá cao. Theo khoảng sát trên hơn 4000 việc làm, mức lương hiện tại tham khảo của nhân viên văn phòng như sau:

  • Lương trung bình: 7.800.000 đồng/tháng;
  • Dải lương phổ biến: 4.600.000 – 14.600.000 đồng/tháng;
  • Mức lương thấp nhất: 3.000.000 đồng/tháng;
  • Mức lương trung bình thấp: 6.000.000 đồng/tháng;
  • Mức trung bình cao: 9.600.000 đồng/tháng;
  • Mức lương cao nhất: 27.000.000 đồng/tháng.

Tìm việc nhân viên văn phòng ở đâu?

Hiện tại, việc tìm kiếm việc làm nhân viên văn phòng đã không còn quá khó khăn. Bạn có thể tiếp cận với các tin tuyển nhân viên văn phòng qua những kênh sau:

  • Qua các hội nhóm tuyển dụng: Với kênh tuyển dụng này, bạn có thể tham gia vào các group trên Social Media. Tại đây sẽ có nhiều tinh tuyển nhân viên văn phòng cho bạn lựa chọn. Tuy nhiên, thông thường những tin tuyển dụng trên kênh này sẽ có mức lương khá thấp và dành cho những bạn chưa có nhiều kinh nghiệm.
  • Qua các website tìm việc: Bạn cũng có thể tìm kiếm các tin tuyển dụng việc làm nhân viên văn phòng qua các web tìm việc trung gian như Viecngay, TopCV,… Những kênh tuyển dụng này có ưu điểm phù hợp với những bạn từ chưa có kinh nghiệm đến đã có kinh nghiệm. Hỗ trợ tạo CV online và nộp CV trực tiếp cho nhà tuyển dụng dễ dàng.
  • Qua website tuyển dụng của doanh nghiệp: Nếu bạn đã có mục tiêu muốn trở thành nhân viên văn phòng của một công ty, doanh nghiệp cụ thể nào đó. Bạn có thể theo dõi các tin tức liên quan tại website tuyển dụng của chính doanh nghiệp đó. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem trực tiếp tại fanpage, những kênh thông tin chính thức của doanh nghiệp.

nhân viên văn phòng

Ngày nay, bạn có thể tìm kiếm được việc làm nhân viên văn phòng

Tạm kết

Trên đây là một số chia sẻ về vị trí nhân viên văn phòng. Hy vọng với bài chia sẻ hôm nay, bạn sẽ có thể hiểu hơn về vị trí này. Hãy chuẩn bị cho mình bản CV, hồ sơ cá nhân và những kỹ năng cần thiết tốt nhất. Đây sẽ là yếu tố giúp bạn có thể dễ dàng tìm được công việc phù hợp với mình.

>> Tìm việc làm nhanh chóng uy tín tại Viecngay.vn

Nguồn ảnh: Sưu tầm