Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng thường cần gấp khi bạn xin nghỉ, công ty kết thúc hợp đồng hoặc hai bên thống nhất dừng làm việc. Nếu thiếu mốc thời gian, thiếu đầu mối bàn giao và thiếu phần quyết toán, thủ tục nghỉ việc sẽ dễ bị kéo dài và phát sinh hiểu nhầm.
Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng: Dùng khi nào và vì sao nên có?
Khi nào nên dùng thông báo bằng văn bản
Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng phù hợp khi người lao động chủ động xin nghỉ, khi doanh nghiệp thông báo chấm dứt, khi hợp đồng hết hạn không gia hạn, hoặc khi hai bên đồng thuận kết thúc sớm. Viết thành văn bản giúp thống nhất thông tin “ai–khi nào–bàn giao cho ai”, tránh tranh cãi do trao đổi miệng.
Lợi ích thực tế cho người lao động và HR
Một thông báo chuẩn giúp chốt ngày làm việc cuối, kế hoạch bàn giao, lịch trả lương/giấy tờ và kênh liên hệ hỗ trợ. Nhờ vậy, người lao động yên tâm rời đi, còn HR dễ lưu hồ sơ và phối hợp các phòng ban đúng tiến độ.
Những phần cần có để thông báo không bị thiếu ý
Thông tin nhận diện và thông tin hợp đồng
Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng nên ghi họ tên, mã nhân viên (nếu có), phòng ban, chức danh, số hợp đồng hoặc ngày ký để tránh nhầm hồ sơ. Phía công ty cần ghi đúng tên pháp lý và người ký/được ủy quyền ký để văn bản có giá trị nội bộ.
Mốc thời gian, lý do và đầu mối bàn giao
Bạn nên ghi rõ ngày lập, ngày làm việc cuối và ngày hiệu lực chấm dứt để các bộ phận phối hợp đúng lịch. Lý do chỉ cần trung tính như “theo nguyện vọng”, “hai bên thỏa thuận”, “hết hạn hợp đồng”, đồng thời nêu người nhận bàn giao, hạn bàn giao và cách liên hệ HR.
Cách viết chuyên nghiệp để giảm hiểu nhầm
Nguyên tắc câu chữ nên áp dụng
Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng nên ngắn gọn, khách quan và ưu tiên mốc thời gian thay vì cảm xúc. Bạn có thể thêm một câu cảm ơn hợp tác để tạo thiện chí, nhưng tránh câu chữ quy kết hoặc mô tả quá chi tiết các vấn đề nhạy cảm.
Cách gửi và cách lưu xác nhận đã nhận
Bạn có thể gửi bản giấy ký nhận hoặc gửi email nội bộ kèm file PDF, miễn sao có bằng chứng đã gửi/đã nhận. Khi gửi email, đặt tiêu đề rõ, CC quản lý/HR và yêu cầu phản hồi xác nhận để tiện lưu hồ sơ.
Các mẫu điền nhanh theo tình huống phổ biến
Mẫu 01: Người lao động thông báo xin nghỉ việc
Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng dưới đây giúp bạn chốt ngày làm việc cuối, người nhận bàn giao và đề nghị quyết toán. Trước khi gửi, hãy kiểm tra số hợp đồng và thời điểm dự kiến để tránh phải sửa lại nhiều lần.
THÔNG BÁO CHẤM DỨT HĐLĐ
Kính gửi: ………………………… (Quản lý/Phòng Nhân sự)
Tôi: ………………………… Mã NV: …………… Phòng ban: ……………
Căn cứ HĐLĐ số ………… ký ngày ………… với Công ty …………………………
Nay tôi thông báo chấm dứt HĐLĐ theo nguyện vọng cá nhân.
Ngày làm việc cuối: ………/……/……… Hiệu lực chấm dứt từ: ………/……/………
Bàn giao: ………………………… cho ………………………… trước ngày ………/……/………
Đề nghị: quyết toán các khoản liên quan và xác nhận quá trình làm việc theo quy định/thoả thuận.
………, ngày ……… tháng ……… năm ………
Người thông báo (ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu 02: Doanh nghiệp thông báo chấm dứt với người lao động
Mẫu này phù hợp khi công ty cần thông báo chính thức để người lao động chuẩn bị bàn giao và thủ tục nghỉ việc. Bạn nên nêu lý do ngắn gọn và chỉ ra đầu mối HR hỗ trợ để giảm tình trạng hỏi đi hỏi lại vào phút chót.
THÔNG BÁO CHẤM DỨT HĐLĐ
Kính gửi: Ông/Bà ………………………… Mã NV: ……………
Căn cứ: HĐLĐ số ………… ký ngày ………… và các quy định/thoả thuận liên quan.
Công ty thông báo chấm dứt HĐLĐ với Ông/Bà …………………………
Lý do (ngắn gọn): ……………………………………………………………………
Ngày làm việc cuối: ………/……/……… Hiệu lực chấm dứt từ: ………/……/………
Bàn giao: ………………………… cho ………………………… trước ngày ………/……/………
Liên hệ HR: ………………………… (SĐT/Email: …………………………)
………, ngày ……… tháng ……… năm ………
Đại diện Công ty (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)
Mẫu 03: Thỏa thuận chấm dứt theo đồng thuận hai bên
Trường hợp hai bên đã thống nhất điều kiện nghỉ, mẫu thỏa thuận giúp thể hiện tính tự nguyện và cân bằng. Bạn nên ghi rõ “thanh toán sau khi hoàn tất bàn giao” để câu chữ minh bạch và dễ thực hiện.
THỎA THUẬN CHẤM DỨT HĐLĐ
Bên A (Công ty): ………………………… Đại diện: …………………………
Bên B (Người lao động): ………………………… CCCD/CMND: …………………………
Hai bên thống nhất chấm dứt HĐLĐ số ………… ký ngày …………
Ngày làm việc cuối: ………/……/……… Hiệu lực chấm dứt từ: ………/……/………
Bàn giao: Bên B bàn giao ………………………… cho ………………………… trước ngày ………/……/………
Thanh toán: Bên A quyết toán các khoản liên quan sau khi hoàn tất bàn giao, theo quy định/thoả thuận.
………, ngày ……… tháng ……… năm ………
ĐẠI DIỆN BÊN A (ký) BÊN B (ký)
Checklist bàn giao và quyết toán để kết thúc “êm”
Những việc nên chốt trước ngày nghỉ
Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng sẽ đầy đủ hơn nếu kèm checklist bàn giao và một lịch trình xử lý giấy tờ. Bạn có thể rà theo các nhóm: đầu việc dang dở, dữ liệu/tài khoản hệ thống, tài sản công ty và các khoản tạm ứng/công nợ khám phá thêm tại viecngay.vn.
Quyết toán các khoản liên quan như thế nào cho rõ ràng
Ngoài lương đến ngày làm việc cuối, hai bên nên đối chiếu phụ cấp, thưởng/hoa hồng (nếu có), ngày phép chưa nghỉ và các khoản khấu trừ. Khi thống nhất được “khi nào trả, trả bằng kênh nào, ai phụ trách”, việc chấm dứt sẽ gọn và giảm khiếu nại về sau.
Viecngay.vn là website việc làm đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam tập trung vào các loại công việc phổ thông và có thể làm được trong thời gian rảnh rỗi để kiếm thêm thu nhập. Đăng tin tuyển dụng hiệu quả hoàn toàn miễn phí và tiếp cận với hàng nghìn người có nhu cầu tìm việc làm thêm trên khắp cả nước.